僕の担当回はいつも頑張りすぎてしまうので、今回は少し手を抜きましていつも疑問に思っていたことを書いてみます。そんなんでもいいですよね？社長？
さて、ビジネスメールのやりとりにおいて引用を行う際、
インラインで失礼します
という記述を目にすることが頻繁にあるかとおもいます。
そもそもこういった場面でのインラインとはIT用語辞典によれば
メールの返信を作成する際、相手の文章を全文引用して、応答文を数行おきに挟んでいくような書式を「インラインコメント」「インラインで返信する」などという。
とのこと。
まずは全文引用、そしてそれに自分のコメントをライン間に挟みこむので、in-lineというわけですね。
なので、単なる引用返信だと「インラインで」という表現自体間違っているのかもしれません。
で、そもそもこれは失礼なのかどうか、それがいつも気になっています。
日本語として文章が一定のフォーマットに収まっていないとまずい、という前提で、それに沿っていないことが目上（または顧客）の方に送るのに失礼にあたる、という考え方なのでしょうか。
ビジネスメールのマナーってそもそもどんなんでしょう。
Googleで「ビジネスメール マナー」で検索して最初に出てくるサイトから引用してみました。
宛名＞挨拶・名乗り＞要旨＞本文＞挨拶＞署名
わざわざ書いてみるとちょっと堅苦しいような気もしますが、確かに普段こう書いてる気がします。引用は本文の一部として挿入する感じですね。
ところで恥ずかしながら転職歴が多いもので、そういったビジネスマナーが実は会社によって微妙に違うという場面にも何度か遭遇してきました。今回のビジネスメールの件で言えば、以下のようなことがタブーだと言われたことがあります。
- 送ったメールへの返信だということが相手側にすぐ分かるように、絶対にタイトルを書き直してはいけない。（タイトルはRe:が必須）
- やりとりの流れが正確に残るように、全文引用が基本で、勝手に割愛してはいけない。書きなおしてもいけない。
これはやっているとわかるのですが、長くなればなるほど取り回しは面倒になってくるし、そもそも数回やりとりした時点でメールのタイトルと本文はすでに別の内容になっていることが多く、あまり良いとは思えない風習だと思っていました。でも当時の上司は頑なにメールのタイトルを書きなおすことを避けており、周りでもそれが当たり前だと扱われていましたが、明らかに業務に差し障るような気も・・・。
一方で、某超巨大企業の末端で働いていた時期には、メールは短ければ短いほどいいとされていました。本文には極限まで削ぎ落した要件のみを記すこと、署名も、メールアドレスがあればわかるのだから付けてはいけない、というのが暗黙の了解となっていました。上の引用に当てはめて考えると、宛名＞挨拶・名乗り＞要旨、は省略です。
そこは、管理職以上になると一日数百通のメールをやりとりすることがざらという企業でしたので、そういった環境ではそのように特化してしまったのだとおもいます。ただ、外部の方にもそのノリでやりとりしていて、CCを見て、これはちょっと相手が気を悪くするのでは・・・と思ったこともあったりしました。
そこでも、引用だけは絶対とされていました。流れがわかる、というのは結構重要のようですね。
そもそも、何に対してのお返事であるのかをお互いに認識しやすくする効果があると思うので、僕個人はインライン推奨派です。
全文を引用した上で、きちんとレスポンスをいただけるのは、メールを読んでいただけてるのだということが伝わって、個人的に仕事がしやすいなと感じます。
こういったことに実は絶対の正解はなく、臨機応変にTPOに応じて対応をするのが良いのでしょうね。無駄な全文引用はあまりいいとは思えませんが、齟齬を無くしていくという意味で、意図的に必ず全文引用とするのは、それはそれでアリのような気もします。
都度都度、考えて、それぞれのお客様に失礼の無いよう対処していければと思います。